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Keine Angst vor Projekten im Ausland

Das Projektgeschäft - speziell bei größeren Unternehmen (größer 500 Mitarbeitern) - ist nicht mehr nur auf das Inland begrenzt. Viele Unternehmen operieren zunehmend global. Zum einen werden Niederlassungen im Ausland gegründet, zum anderen von Mitbewerbern übernommen. Des Weiteren wird der Export von erklärungswürdigen Produkten standardmäßig von entsprechenden Dienstleistungen begleitet. Eine Beschränkung auf den Deutschen Raum würde in einem globalisierten Markt eine zu große Einschränkung bedeuten, insbesondere zu Umsatzeinbußen führen.

 Die Frage ist, inwieweit sich Projektmanagement im Inland vom Projektmanagement im Ausland unterscheidet.

 Soziale Kompetenz als Schlüssel

Mittlerweile haben sich allgemein anerkannte Standards für die Abwicklung von Projekten etabliert - ob klassisch, agil oder hybrid. Allerdings begnügen sich die meisten Standards damit, Methoden und Werkzeuge zu beschreiben und gehen dabei nur unzureichend auf die notwendige Sozialkompetenz von Projektmitarbeitern ein. Umso schlimmer, wenn der Schwerpunkt gerade bei Auslandsprojekten neben dem "Miteinander" verschiedener Disziplinen auch auf dem „Miteinander“ verschiedener Nationalitäten liegt. Häufigster Fehler: Kommunikation wird nur formal ohne Berücksichtigung der kulturellen Aspekte geführt - kulturelle Unterschiede werden schlichtweg ignoriert. Gründe dafür sind fehlende Zeit, falsche Gewichtung, fehlende Kenntnis aber auch oft ein Unvermögen in Bezug auf Empathie. Die Beherrschung der Projektsprache (meist Englisch) ist wichtig, aber längst nicht alles. Bevor gefragt wird, ob ein Projektleiter für Auslandsprojekte geeignet ist, sollte der Projektleiter seine soziale Kompetenz bereits in nationalen Projekten unter Beweis gestellt haben. Sprachliche Barrieren führen oft zu Missverständnissen, deren Auflösung mit Feingefühl und Offenheit entgegen zu wirken ist. Das Projektmanagement - ob im Inland oder Ausland - ist nicht nur die Abwicklung von Aufgaben nach bestimmten Mustern, sondern ist und bleibt ein „People Business“.

 

Generell gilt im Inland wie auch im Ausland: Adäquate Kommunikation ist alles!

 

Informieren Sie sich vor Start des Projektes über Eigenarten der beteiligten Nationen. Jedes Land hat eine eigene Kultur, die sich auch im Projektalltag nicht wegdiskutieren lässt. Zum Beispiel bedeutet ein „Ja“ eines indischen Kollegen nicht unbedingt ein „Ja“ in unserer Sprache. Ein „Nein“ wäre einfach zu unhöflich. Ein „Ja“ eines niederländischen Kollegen ist nur verbindlich, wenn er zum Projektstart-Meeting eingeladen war und auch zu Wort gekommen ist. Ein amerikanisches „Ja“ ist in der Regel sehr unverbindlich und bedarf weiterer Kommunikation, während ein englisches „Ja“ zum Ausdruck bringt, dass man mit allem einverstanden ist, sofern man auf der englischen Seite keine Kontrolle durch das Projekt verliert.

Aber vor allem: Seien Sie menschlich,  pflegen Sie ein fehlertolerantes Klima, seien Sie offen für andere Ansichten und Meinungen, stellen sie sich im Bedarf vor Ihr Projekt-Team und bleiben Sie ständig in im Kontakt mit Ihren Projektmitarbeitern.

Erklären Sie offen Ihre Erwartungshaltung, zeigen Sie deutsche Tugenden und gehen Sie dabei mit gutem Beispiel voran: Seien Sie pünktlich zu Besprechungen (5- 15 min vorher), starten sie zeitig mit der Besprechung (max. 5 min später als geplant) und ignorieren Sie die Unpünktlichkeit anderer Teilnehmer. Bereiten sie sich gut vor (Agenda + Präsentation) und bereiten sie gut nach, indem Sie ein aussagekräftiges Besprechungsprotokoll noch am gleichen Tag verfassen und versenden. Der Bezug zwischen Besprechung und Protokoll darf nicht verloren gehen. Es zeigt zudem die Wertigkeit Ihres Projekts. Desto mehr Ihr Verhalten von jedem Mitarbeiter berechnet werden kann, umso schneller bauen Sie Barrieren und Ängste innerhalb des Projekt-Teams ab.

Starten Sie ein Meeting mit kurzem „Small Talk“ (5 min). Sprechen Sie über das Wetter, über Ihre Hobbies oder über Probleme, die Sie bei der Anreise hatten. Lenken Sie im Anschluss daran das Gespräch auf die eigentlichen Themen. Bevor Sie allerdings in die Details einsteigen, klären Sie die Teilnehmer kurz über den Hintergrund der Besprechung und das gewünschte Ziel auf.

Sprechen Sie Probleme offen an und diskutieren Sie gemeinsam, wie eine Lösung für die Probleme aussehen kann. Treffen sie Entscheidung wenn möglich zusammen. Fragen Sie am Ende eines Meetings jeden einzelnen Teilnehmer, ob er noch Fragen hat oder noch nicht angesprochene Punkte äußern möchte, die seiner Meinung nach zum Thema gehören. Nur so erreichen Sie, dass Beteiligte zu Betroffenen werden, d.h. das Gefühl haben, wirklich teil zu haben.

 

Resümee

Projektmanagement im Ausland unterscheidet sich vom Projektmanagement im Inland vor allen dadurch, dass kulturelle Unterschiede Beachtung finden und geeignete Kommunikation gepflegt werden muss. Man kann nicht einfach den eigenen Maßstab bzw. einen deutschen Maßstab im Ausland anlegen. Man läuft sonst Gefahr, Probleme nicht frühzeitig erkennen zu können und kulturell geeignete Maßnahmen abzuleiten, bevor das Projekt scheitert. Ein klares Verständnis über Erwartung an Ausführung und Ziel des Projekts aller Beteiligten sowie Offenheit und Achtsamkeit sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Projekts im Ausland.

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