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Open Space

Wer kennt das nicht? Man besucht einen interessanten Kongress mit mehreren gleichzeitigen Vorträgen in verschiedenen Streams. Nachdem ein Vortrag zu Ende ist, hetzt man zum nächsten Vortrag. Irgendwann stellt sich aufgrund der Berieselung durch die Frontalvorträge eine gewisse Müdigkeit  ein. Und manchmal ärgert man sich, dass man nicht doch einen anderen, vermeintlich interessanteren Vortrag ausgewählt hat. Mit den Fachkollegen auf dem Kongress kommt man meistens nur in den kurzen Pausen ins Gespräch. Dabei sind die Inhalte dieser Diskussionen oftmals die besten Erkenntnisse, die man mit nach Hause nimmt.

Das Open Space-Format trägt genau diesem Umstand Rechnung. Frei nach dem Motto „Know-how von Experten für Experten“ wird ein reger Austausch unter den anwesenden Experten gefördert.

Erst einmal fällt auf, dass es bei Open Space-Veranstaltungen keine Agenda gibt. Viele werden sich nun fragen, wie das denn funktionieren kann, vor allem da man ja gar nicht weiß, was auf einen zukommt. Es gibt natürlich ein Grundthema, nach dem sich die Veranstaltung richtet, aber keine weiteren Details wie tiefer gehende Themen oder Redner. Wenn die Veranstaltung eröffnet wird, findet der sogenannte „Marktplatz“ statt. Jeder Teilnehmer, der zu dem Grundthema ein Anliegen hat, schreibt sein Anliegen auf eine Karte und ordnet seine Karte auf der Marktplatzwand an. Dabei erklärt er den Teilnehmern sein Anliegen. Diese Wand ist dabei meistens unterteilt in Raumbezeichnungen und Zeitfenster.

Nicht jeder Teilnehmer muss ein Anliegen formulieren. Es können aber auch durchaus mehrere Anliegen von einem Teilnehmer formuliert werden. Ein Anliegen kann verschiedener Art sein. Es kann eine zu klärende Frage gestellt, ein Erfahrungsaustauch gewünscht oder auch eine Präsentation vorgetragen werden. Die Anliegen können dabei unterschiedliche Komplexität von einfach bis kompliziert haben. Nachdem diese Phase beendet ist, verhandeln ggf. die Teilnehmer, die ein Anliegen formuliert haben, untereinander neue Räume oder Zeiten. Dabei darf ein Teilnehmer nur seine eigene Karte verschieben. Es ist anfangs allerdings schon etwas gewöhnungsbedürftig, dass hiernach die Karten oftmals vollkommen neu sortiert an der Wand hängen. Man hat sich vorher mühselig seine bevorzugten Themen gemerkt, so dass keine zeitlichen Überschneidungen vorkommen, und danach ist alles ganz anders. Insofern ist auch hier Flexibilität bei den Teilnehmern gefragt.

Nach dem Marktplatz finden sich die Teilnehmer in Gruppen zu den einzelnen Themen in den ausgewählten Räumen zu den angegebenen Zeiten zusammen. Jeder Teilnehmer kann sich die Gruppen frei aussuchen. Nur der Teilnehmer, der das Anliegen formuliert hat, muss natürlich in der Gruppe zu seinem eigenen Anliegen teilnehmen.

Ganz ohne Regeln geht es dann doch nicht:

  • „Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute“ – Man sollte nicht darauf hoffen, dass bestimmte Experten seine eigene Gruppe besuchen. Auch die Anzahl, ob einer oder 20 Teilnehmer, ist egal. Es wird immer davon ausgegangen, dass jeder Teilnehmer wichtig und motiviert ist.
  • „Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte“ – Auch wenn von einem Thema abgewichen wird, ist dies kein Problem. In diesem Moment ist offenbar ein anderes Thema unter den Teilnehmern wichtiger als das ursprünglich angedachte Thema. Dem Nutzen und der Kreativität wird hier der Vorzug gegeben.
  • „Es beginnt, wenn die Zeit reif ist“ – Die vorgegebenen Zeitfenster stehen hier etwas im Widerspruch. Aber ob diese eingehalten werden oder ein Thema später anfängt, ist vom Grundsatz her egal. Erst wenn genügend Energie für ein Thema unter den Teilnehmern vorhanden ist, sollte ein Thema angegangen werden.
  • „Vorbei ist vorbei – Nicht vorbei ist Nicht-vorbei“ – Auch hier gilt, solange Energie für ein Thema vorhanden ist, sollte dieses weiter besprochen werden. Wenn die Energie endet, dann ist auch die Zeit für ein Thema um.

Das Open Space-Format folgt dem „Gesetz der zwei Füße“. Dies bedeutet, dass ein Teilnehmer nicht fest an ein Thema gebunden ist. Es ist grundsätzlich gewünscht, dass man eine Gruppe verlässt, wenn man persönlich keine Energie mehr für ein Thema aufbringt und nichts mehr lernen oder beitragen kann. In diesem Moment hat man vielleicht Energie für ein anderes Thema und besucht eine andere Gruppe. Es darf nicht übel genommen, wenn so alle Teilnehmer einen Raum nach und nach verlassen. Es war für dieses Thema dann offenbar nicht genügend Energie mehr vorhanden. Beim nächsten Mal kann dies wieder anders sein.

Interessant sind die Verhaltensweisen der Teilnehmer, die sich dadurch ergeben. Man unterscheidet insbesondere zwischen „Hummeln“ und „Schmetterlingen“. „Hummeln“ flattern herum und wechseln häufig die Gruppen. Sie tragen so zum gruppenübergreifenden Gedankenaustausch bei. „Schmetterlinge“ sind einfach nur da und „schön“ und pausieren in den jeweiligen Pausen-Lokationen.

Das Open Space-Format fördert so den Austausch unter allen Teilnehmern.  Jeder Teilnehmer kann aktiv sein Wissen weiter geben und von dem Wissen anderer profitieren. Diese aktive Komponente verleiht den Teilnehmern eine positive Dynamik. Diese wird noch dadurch gefördert, dass man Gruppen einfach wechseln kann, wenn ein Thema nicht mehr interessant erscheint. Nicht zu vergessen ist dabei der „Networking“-Faktor. Der Erfahrungsaustausch in den Gruppen führt dazu, dass Teilnehmer Einblicke in die Erfahrungen und das Wissen der anderen Teilnehmer erhält. Dies führt automatisch dazu, dass die Gespräche außerhalb der Gruppen weiter geführt werden.

Die Frontalvorträge auf den Kongressen verlieren dadurch natürlich nicht ihre Berechtigung. Aber das Open Space-Format verleiht den Teilnehmern eine wohltuende Dynamik und neben vielen wertvollen Erkenntnissen lernen die Teilnehmer auch langfristige Kontakte kennen. Nach meinen Erfahrungen stehen neue Teilnehmer am Anfang oftmals sehr skeptisch gegenüber dem Open Space-Format. Beginnen dann aber die Gruppenarbeiten wächst die Begeisterung und die Teilnehmer äußern sich am Ende positiv über diese Art des Kongressformats.